Двухдневный курс по переходу на ЭДО: юридические аспекты, внедрение и практические кейсы
Академия LIGA ZAKON приглашает руководителей, юристов, бухгалтеров, специалистов по цифровой трансформации и ИТ-сотрудников на двухдневный обучающий курс "Переход на ЭДО. Этапы внедрения. Практические кейсы".
Занятия состоятся 27 и 28 июня с 11:00 до 13:00. Программа посвящена не только теоретическим вопросам электронного документооборота, но и практическим задачам, с которыми сталкиваются компании при отказе от бумажных процессов.
Участники разберут, как подготовить организацию к цифровому обмену документами, какие юридические требования необходимо учитывать, как оформить внутренние правила и избежать типичных ошибок при взаимодействии с сотрудниками, клиентами, контрагентами и контролирующими органами.
Первый день: правовые основы электронного документооборота
27 июня, 11:00-13:00
Первый модуль посвящен юридической стороне перехода на ЭДО. Эксперты объяснят, при каких условиях электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, какие нормативные акты регулируют электронный обмен и какие вопросы законодательства по-прежнему требуют особого внимания.
Отдельный блок будет посвящен квалифицированной электронной подписи. Слушатели узнают, как организовать работу с КЭП, кто должен иметь право подписывать документы, как контролировать срок действия сертификатов и что делать при смене ответственных сотрудников.
В программу также включены следующие темы:
- применение электронных документов в судебной практике;
- особенности работы с ЭДО в банковской сфере;
- налоговые последствия электронного обмена документами;
- подготовка компании к налоговой проверке;
- требования к подтверждению факта создания, отправки, получения и подписания электронного документа;
- внутренние регламенты, необходимые для использования КЭП и системы ЭДО;
- распределение ответственности между подразделениями и должностными лицами.
Особое внимание уделят доказательственной силе электронных документов. Важно не только подписать файл электронной подписью, но и обеспечить возможность подтвердить его происхождение, целостность, дату создания и последовательность обмена. Эти сведения могут иметь решающее значение при споре с контрагентом или во время проверки.
Второй день: практическое внедрение ЭДО и электронный архив
28 июня, 11:00-13:00
Вторая часть курса будет посвящена организации электронного документооборота внутри предприятия и созданию электронного архива.
Участникам представят пошаговый подход к переходу на ЭДО: от анализа текущих процессов и выбора подходящего решения до обучения персонала и запуска системы. Эксперты расскажут, с каких документов лучше начинать цифровизацию, как определить приоритетные процессы и каким образом постепенно подключать новые подразделения.
В рамках модуля рассмотрят:
- практические рекомендации по безболезненному переходу на ЭДО;
- выбор стартовых процессов и документов для цифровизации;
- техническую подготовку рабочих мест;
- обучение работников и формирование новых регламентов;
- преодоление сопротивления сотрудников;
- организацию электронного взаимодействия с клиентами и контрагентами;
- особенности перехода на ЭДО в современных условиях украинского бизнеса;
- практический пример внедрения системы электронного документооборота.
Внедрение ЭДО редко ограничивается установкой программного продукта. Необходимо заранее определить маршруты согласования, перечень подписантов, правила хранения документов, порядок исправления ошибок и действия сотрудников при сбоях. Если эти вопросы не закрепить во внутренних документах, даже технологически эффективная система может работать нестабильно.
Электронный архив как часть цифровой трансформации
Отдельный блок второго дня посвящен электронному архиву. Он рассматривается не просто как место хранения файлов, а как инструмент повышения эффективности всей компании.
Участники узнают, как сформировать структуру электронного архива с учетом внутренних процессов организации, требований к срокам хранения и потребностей различных подразделений. Будут рассмотрены способы быстрого поиска документов, разграничения доступа и защиты информации от несанкционированного изменения или удаления.
Эксперты также обсудят нормативную базу электронного архивирования и влияние международных стандартов на развитие систем ЭДО. Особое значение этой теме придают евроинтеграционные процессы и постепенное обновление подходов к работе с цифровыми документами.
Среди проблем, которые будут разобраны на курсе:
- необходимость пересмотра устаревших сроков хранения;
- дублирование электронных и бумажных документов;
- отсутствие единых корпоративных правил архивирования;
- нехватка технических ресурсов;
- обеспечение доступа к документам в условиях военного времени;
- защита архива от потери данных, повреждения и киберугроз.
Грамотно организованный электронный архив позволяет сократить время на поиск информации, уменьшить расходы на печать и физическое хранение документов, повысить прозрачность рабочих процессов и снизить нагрузку на административные подразделения. Кроме того, централизованное хранение упрощает контроль версий и помогает исключить использование устаревших документов.
Практическая польза курса для бизнеса
Программа будет полезна компаниям, которые только планируют переход на ЭДО, а также организациям, уже использующим электронный обмен, но сталкивающимся с юридическими и организационными трудностями.
Во время обучения слушатели смогут сопоставить собственные процессы с практическими кейсами, определить слабые места и сформировать последовательный план дальнейших действий. Отдельное внимание уделяется взаимодействию с контрагентами: не все партнеры готовы одновременно отказаться от бумаги, поэтому бизнесу важно предусмотреть смешанную модель работы и понятные правила обмена.
Успешный переход обычно требует участия нескольких подразделений. Юристы отвечают за соответствие документов законодательству, бухгалтерия - за корректность первичных документов, ИТ-служба - за безопасность и стабильность системы, а руководители - за организационные решения и контроль внедрения. Поэтому ЭДО следует рассматривать как комплексный проект, а не как задачу исключительно технического характера.
Спикеры курса
В программе участвуют специалисты с опытом в сфере электронного документооборота, банковской деятельности и цифровых решений:
- Александр Вернигора - директор Intecracy DEALS, глава ИКТ-комитета СУП;
- Анна Барабанова - эксперт по электронному документообороту, BDO в компании Intecracy DEALS;
- Илья Климович - заместитель председателя правления МТБ Банка;
- Таисия Макарчук - CEO Magic Solutions.
Курс поможет системно разобраться в юридических требованиях, технической организации и управленческих аспектах перехода на электронный документооборот. Участники получат практические ориентиры для запуска ЭДО, внедрения электронного архива и построения безопасной модели цифрового хранения документов.
